Finitec Blog

Tilaa blogi

Miten varmistan, että voimavarat ovat oikeissa hankkeissa?

26.4.2018 14:15 / Lauri Jutila

Jokaisessa yrityksessä, varsinkin kasvua havittelevissa, on runsaasti erilaisia kehittämishankkeita tai aihioita hankkeille. Niillä haetaan joko suoraa liiketoiminnan kasvua tai organisaation tasonnostoa sellaiselle tasolle, joka mahdollistaa uuden kasvuvaiheen.

Hankkeita ja ideoita saattaa kuitenkin olla runsaasti ja tekemistä enemmän kuin organisaatio kykenee toteuttamaan. Saatavilla, sekä käytettävissä olevat ihmiset, pääoma ja teknologia muodostavat rajoitteen organisaatiolle, jonka puitteissa tulee elää ja organisoida toimintaa.

Hankkeiden priorisointi ja kriittisen ketjun muodostaminen ovatkin tärkeitä keinoja, joilla organisaatiossa pyritään saamaan paras tuotto hankkeista irti (rahallinen tai tuotantotaloudellinen) sekä minimoimaan vaihtoehtoiskustannukset.

Hankesalkkuja johtavien henkilöiden tulisi muistaa kolme asiaa voimavarojen parempaan kohdentamiseen:

  • hankkeiden strategia- ja tavoiteorientoitunut priorisointi
  • hankkeiden kriittisen ketjun muodostaminen
  • organisaation voimavarojen kartoitus.

Hankkeiden strategia- ja tavoiteorientoitunut priorisointi

Kun potentiaalisia hankkeita ja projekteja on paljon, hankearvioinnissa ja -priorisoinnissa kannattaa keskittyä muutamaan asiaan:

  • Mikä on hankkeiden strateginen merkitys organisaatiolle?
  • Mikä on hankkeiden tuotosten merkitys strategisten tavoitteiden mittariarvojen kannalta

 

Jokaisella hankkeella tulee olla selkeä yhteys organisaation strategiaan. Hankkeen tulee edistää organisaation strategiaa ja sitä kautta tarkoituksen toteutumista. Lisäksi tulisi kyetä artikuloimaan, miten hankkeen tuotokset ja tulokset liikuttavat strategisten tavoitteiden mittariarvoja haluttuun suuntaan.

Hankkeiden strategia ja tavoiteorientoitunut priorisointi

 

Arvioinnissa ja priorisoinnissa kannattaa tukeutua strategisten päämäärien ja kriittisten menestystekijöiden karttaan. Se kertoo sinulle, mitkä keinot, eli hankkeet organisaatiosi täytyy tehdä kriittisten menestystekijöiden varmistamiseksi sekä toteutumiseksi, ja sitä kautta strategisten päämäärien saavuttamiseksi.

Vältä organisaatioyksiköiden lempiprojekteja, jotka kuuluvat enemmän nice-to-have-osastoon kuin strategian kannalta välttämättömiin toteutuksiin.

Myöhempää hankesuunnittelua ja salkun muodostamista varten, valitse ne päämäärät ja kriittiset menestystekijät, jotka tukevat eniten organisaation kokonaistavoitteiden ja tarkoituksen saavuttamista ja aloita niistä.


Hankkeiden kriittisen ketjun muodostaminen

Priorisoitu hankelista on hyvä alku, mutta se ei ihan vielä riitä. Listassa saattaa olla hankkeita, joiden onnistunut toteutus riippuu toisten hankkeiden tuotoksista tai valmistumisesta. Siksi kannattaa muodostaa hankkeiden kriittinen ketju.

Kriittinen ketju (critical chain) juontuu projektisuunnittelun ja -hallinnan menetelmästä, joka painottaa projektin tehtävien vaatimien resurssien (ihmiset, välineet, pääoma) aikatauluttamista ja hallintaa.

Onnistuneet digihnakkeen suunnittelu

 

Kriittinen ketju perustuu Eliyahu Goldrattin luomaan esteiden teoriaan tai kapeikkoajatteluun, Theory of Constraints. Goldrattin mukaan jokaisessa järjestelmässä tai systeemissä on este, rajoite tai kapeikko, joka tahdittaa systeemin suorituskykyä. Kriittinen ketju on hankkeen rajoite, joka tahdittaa hankkeen valmistumista ja määrittää sen, missä järjestyksessä ja aikataulussa hanke voidaan toteuttaa.

Muodostat kriittisen ketjun luomalla hankkeiden aktiviteettien (projektien) kartan, josta ilmenevät aktiviteettien väliset riippuvuussuhteet. Arvioi aktiviteettien kesto ja tunnista aktiviteettikartasta niiden muodostamat ketjut. Pisin ketju, on hankkeiden kriittinen ketju, eli se järjestys, jossa hankkeet tulee tehdä kokonaisuuden onnistumisen takaamiseksi. Sen jälkeen voit lisätä voimavarariippuvuudet täydentämään kuvaa, niin ymmärrät, mitä voimavaroja tarvitset kussakin hankkeessa ja miten ne saattavat vaikuttaa kokonaiskestoon.


Organisaation käytettävissä olevien voimavarojen kartoitus

Kun priorisoitu hankesalkku ja kriittinen ketju on muodostettu, on aika tarkastella sitä, miten kukin hanke saadaan toteutettua. Voimavarojen kartoitus täydentää kuvaasi hankkeiden kriittisestä ketjusta.

Myös tämä kartoitus kannattaa priorisoida seuraavasti:

  • Ihmiset
  • Käytettävissä oleva pääoma (henkinen, tietopääoma, raha, jne.)
  • Teknologia (välineet, työkalut, ohjelmistokoodi, jne.)

 

Priorisointi kannattaa tehdä tässä järjestyksessä, koska ihmiset ovat yleensä se tärkein ja vaikeimmin hankittava voimavara ja teknologia helpoimmin hankittava.

Navigoi hankkeesi onnistuneesti

 

Selvitä siis ensin, minkälaisia ihmisiä ja millaista osaamista organisaatiollasi on käytettävissä kehittämishankkeisiin. Luonnollisesti aloitat omilla palkkalistoilla olevista henkilöistä, mutta muista arvioida myös vähintään lähimmät kumppanit ja heiltä saatavilla olevat henkilöt sekä osaaminen. Suunnitelmallinen talentin hankinta ja sijoittaminen oikeaan hankkeeseen on kullanarvoinen kyky organisaatiollesi.

Seuraavaksi kartoita ja kiinnitä hankkeisiin varatut ja tarvittavat pääomat. Älä mieti ainoastaan rahallista pääomaa, vaan ota huomioon myös henkinen pääoma, intellectual capital, joka pitää sisällään kolme erillistä osa-aluetta: human capital, structured capital ja social capital.

Murehdi vasta lopuksi teknologioita, koska ne ovat yleensä hankittavissa markkinoilta, kun sekä teknologiaa käyttöönottavat että hyödyntävät ihmiset, ja teknologian hankintaan sekä hyödyntämiseen tarvittava pääoma on varmistettu.

Voit ladata yksittäisen hankkeen arviointiin tarkistuslistan, jolla selvität sen toteuttamiskelpoisuuden, tärkeyden ja kannattavuuden. Tarkistuslista ei ole kokonaisratkaisu hankkeiden arviointiin, mutta muistuttaa sinua käsittelemään muutaman tärkeän asian kunkin hankkeen kohdalta. Näin sinulle muodostuu riittävän hyvä kuva siitä, mikä on arvioimasi hankkeen tuotto-odotus, vaikuttavuus ja strategian mukaisuus.

 Lataa Digijohtajan tarkistuslista hankesuunnitteluun

 

Aiheet: rekrytointi